営業をしている人にとって、名刺交換は日常となっていますが、その名刺をデータ化して管理している人は未だ多くありません。
「名刺を持っている」ということで安心して、データ化まではする必要がないと考えている人が多くいるようですが、名刺管理のメリットを知れば、アナログで管理していることが、いかに非効率的なのかがわかるはず！
今回はその名刺管理のメリットについてご紹介致します。
まず、名刺を個人で所有・管理している場合、基本的にその人脈は、所有している人だけのものです。
名刺入れやファイルにしまい込み、他の社員が利用するには、所有者に断りを入れたり、取り出してもらったり…不便で、非効率な状態です。
しかしデータ化して会社単位で管理をすれば、それは会社全体の人脈となり、営業の幅も広がり効率的で利便性の高いものとなります。
会社全体で、取引先の相手や企業を把握しておくことで、人脈がより強固に広がっていくケースも多くあります。
例えば営業先の相手が同僚の知り合いだったりすることがあります。また、アプローチをかけている企業が、上司と取引している会社の子会社だったりと、「知っていたら事情が違った！」ということは営業にはよくあることなのです。
その情報をいち早く把握することで、営業活動をより柔軟に、効率的に進めることができるはずです。
さらにデータ化することで、人物名や会社名、役職や企業のジャンルなどで分類することができるようになり、検索機能を使って、目的の人物の名刺を素早く見つけることができるようになります。
「○○社の課長の名前って何だったっけ？」「あの会社のファックス番号って何番だった？」といった業務上のロスが減り、非常に効率よく業務を回すことができるようになります。
そして、データを会社全体で管理・共有することで、いつでも最新の名刺情報をやり取りすることができるようになります。
例えば取引先の相手が結婚して、苗字が変わった場合。新しい名刺をもらったのにずっと旧姓呼びをしてしまったり、旧姓宛に書類やFAXを送ってしまう…といったミスを減らすことができます。
このように、データ化による名刺管理はメリットが多く、営業をはじめとるする様々な業務を、よりスムーズに行う助けになるはずです。
しかも、以前は名刺のデータ化といえば専用ソフトへの手入力という、コスパのかかる業務でしたが、昨今ではスキャナやスマホを利用した、簡単で便利な名刺管理方法・サービスが豊富にあります。
煩わしさを感じることなく、人脈共有のメリットを受けることができるので、会社全体での名刺管理は非常に魅力的なのです。
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