かつて名刺はファイリングするのが主な保存方法でした。
PCの普及に伴い、名刺は自力でデータ化が可能になりました。近年では写真を撮るだけでテキスト情報を抽出し、簡単に保存、整理することができます。
名刺をアナログで管理することの課題といえば、「かさばる」「整理しきれない」「必要な名刺を見つけられない」などがあげられると思います。「デジタル化する際、最初のデータ入力が手間」などもあるかもしれません。
ですが、名刺をデジタル化して管理することにはたくさんの利点があります。
中でも大きなメリットは３つです。
メリット１：かさばらない
データなので、まずかさばることはありません。パソコンで入力した情報もスマホと共有できるので、重たいファイルを持ち歩いたり、出かける前、手帳に情報を書き写す営業からはサヨナラです。
物理的な収納場所も必要なくなるので、その分のスペースを活用できます。
メリット２：整理、検索、流用しやすい
単語検索はもちろん、カテゴリやタグで分けられるので、アナログでの管理に比べて検索性能は大幅にアップします。
各プロジェクトごとに関係者の名刺をまとめたり、部署ごとにまとまる、ということも簡単です。
名刺管理サービスによっては、名刺データから一斉にメールを送れたり、相手会社のサイト更新情報を読み込んで表示することもできます。
クラウドにデータを保存すれば、社内での引き継ぎや共有も簡単です。
誰が誰の名刺を貰ったのか、持っているのか、ということが容易にわかるので、社内人脈の活用にも一役買うでしょう。
メリット３：名刺管理の手間がかからない
以前は自力でエクセルなどにデータを入力しなければなりませんでしたが、今は違います。
スマホの普及に伴い、カメラで撮影するだけで名前や住所がテキストデータ化されるようになりました。スキャナすら必要ありません。
名刺管理サービスによっては、画像の情報をオペレーターが手入力するものもあり、高い精度の情報反映が期待できます。
名刺が溜まってしまいスキャンや撮影すら面倒な場合も、郵送で送ったり、出張スキャンサービスがあります。
もちろん無料のアプリもあるので、ママさん名刺やブロガー名刺など、ちょっとした名刺も気軽にデータ化することができます。
まとめ
以上、大きなメリットを３つあげましたが、他にもサービスによってマーケティング調査や営業管理、誰かいつ訪問したのかなども知ることができます。
名刺に掲載されていない情報の追記、名刺が変わった時の更新も簡単です。
名刺情報からGoogleマップに直接アクセスしたり、共通のアプリがあればそれをデジタル名刺として使うことができるものもあります。
個人名刺で貰うけどすぐなくしてしまう…。そんな場合には無料の管理サービス、アプリを使ってみましょう。
高機能な有料法人向けサービスを使えば、様々な手間をはぶき、短時間で名刺が管理できるので、仕事効率は格段にアップするに違いありません。
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