ビジネスの現場で名刺交換は日常茶飯事です。名刺は特に営業職の人にとってはとても重要なものです。
しかし、なかなか整理ができずに名刺ホルダーに入れているだけになっている人も多くいるのではないでしょうか？
名刺ホルダーに収納するだけでは、名刺の情報が欲しいときに探すのに時間が掛かったりして何かと不便です。増えすぎて机の中で手に負えなくっている人もいるかもしれません。
そのような場合は管理ツールを上手に使いデータとして管理することをおすすめします。
しかし、管理ツールを使う場合に、費用や手間が掛かるのではないかと心配かと思います。
最近の名刺の管理ツールはとても便利に進化をしています。費用も多くのものが高くても数千円までで利用でき、無料の管理ツールも沢山あります。
データの入力も手打ちで入力する必要はありません。
スキャナを使用して名刺をデータ化することが可能ですし、スマートフォンのカメラを利用してデータ化出来ることが普通になっているのです。
それだけではなく、ツールからカメラを使用することでトリミングや画質調整をしてくれるものまで登場しています。
またスキャナを持っていなくても大量の名刺を一気にデータ化することが可能なサービスも登場しているのでデータとして管理することがとても簡単に行えます。
データが多いければ多いほど、データ容量が気になるところですが、近年はクラウド上に保存されるので容量を気にする必要もなくなりました。
オンライン管理なので、複数のデバイスでの管理も可能です。
出先で連絡がしたいけど、データが入ったパソコンが手元にないという心配もしなくて済みます。
また、社内でのデータ共有も出来てとても便利です。
管理ツールは日々進化して、様々なオプションがついたものが提供されています。
年末になると年賀状をお客様に送りますが、この管理ツールからCSVのエクスポートが出来る機能がついているツールもあります。
ほどんどの人が、名刺から住所を年賀状作成ソフトに転記して利用しているのでとても便利な機能です。
スキャナや写真から住所が作成されるので、打ち間違いや名前の漢字間違いなどの心配もありません。
このように、自分が便利だと感じる機能が着いたツールが必ずあるはずです。
「低コスト重視」「データ化のスピード重視」などといったように自分に一番合う管理ツールを探してみてください。
無料のものであれば、ツールをダウンロードしてみて自分に合ったものを選ぶのも良い手です。
