営業担当者はたくさんの人と名刺交換をします。
一度しか会わない人でも、名刺管理をきちんとしておくことは大切です。いつ、どんなタイミングで、再び仕事でお世話になるかわからないからです。
出会った人との縁を大切にすることが、営業成績アップにも繋がっていくことはよくあることです。
そんなメリットがあるため、名刺を管理することは必須です。
専用のボックスやファイルに収納するのが一般的ですが、量が増えてくると探す手間がかかってしまいます。
五十音順で並べたり、同じ会社の人で分類したり……きちんと整理する必要があります。
簡単に整理するにはパソコンを使うことが一番です。
エクセルなどに名簿として名刺の情報を入力しておきます。エクセルであれば検索もしすいため、すぐに目当ての人物を探したい、というときに楽です。
名刺入力は住所や電話番号、会社名といった基本的なことをはじめ、会ったときの印象なども入力しておくと、後からどんな人物だったのか思い出しすくなります。
このようにして名刺を管理をすることで、再度、営業をする際に役立ちます。
部署や役職などが変わった場合も、すぐに訂正入力ができます。
できれば自身で入力、管理することをオススメします。
会社によっては総務が一式、管理するというところもあるでしょう（年賀状を作成・発送する際、総務が一括して行っている会社など）。
大企業でデータ化する名刺が相当な数になってしまうという場合は、専門業者に名刺管理代行を委託するという方法もあります。
また、最近ではスマートフォンのアプリで名刺管理ができるものもあります。いずれにしても、やりやすい方法を選択することが大切です。
名刺管理を行うメリットのひとつに、DMを送りやすくなるという点も挙げられます。
データを名簿として管理することができるからです。データによっては、宛名シールとしてプリントしやすくするものもあります。
様々な新商品を提供する機会の多い会社では、DMを発送する機会も少なくありません。DM発送も営業方法のひとつとなることから、手早く発送できれば効率的となります。
自身が退社した場合も、会社で一括管理しておくことで、引き継ぎも楽になるというメリットがあります。そのためにも、名刺管理は必須です。
