ビジネスシーンでは、会社と取引先を繋ぐ立場として、営業が存在しています。
将来的なビジネスシーンを考慮すると、一回の対面が非常に大切な機会になることがあります。
しかし多数の取引先と対面していると、個々人に関する情報に収拾がつかなくなる場合もあるでしょう。
そのため取引先と対面するときは、名刺交換をするのが一般的です。
一期一会という言葉があるように、この一枚の名刺に情報が集約されているので、整理をしておくことが重要です。
外回りをしていると、名刺が大量に蓄積されていきます。
営業マンにとって、名刺はいつ何時必要になるかわからない、取り引きが始まる重要なキーワードともいえる働きをするものです。
そのため、いつでも自在に名刺を取り出せてこそ役立ちます。
名刺はいわば、個人が一枚を所有しているものであっても、企業情報となるもの。
うまく名刺管理をしておけば、いかなる場面にも対応し、必要な場面で活用することができるでしょう。
名刺管理をするメリットとしては、他にも、情報の共有があります。
会社にとっては、名刺をもらった営業マンだけが、必ずしも対応の必要性があるわけではありません。
たった一度でも接触をしたことがある証として、名刺は存在しています。自社内の自分以外の人間が、その名刺情報、及び企業の代表として対面した経験を必要とする場合もあります。
名刺管理をしておけば、『必要な時に』は勿論の事、『必要な誰でもが』即座に名刺を利用することに繋がります。
以前は、もらった名刺の数々を、デスクの上で回るホルダーなどを使用して、手作業で、必要な時に探す光景もありました。現在でも、クリアフォルダーなどを利用して、手作りの名刺管理をしている人がいるでしょう。
しかし近年、名刺管理ソフトなどを導入して、会社全体で名刺情報を管理するケースも増えています。
名刺情報が集約されるということは、自分がまだ対面したことが無い相手に対しても、情報を既に管理しているということです。
名刺管理のメリットは、情報の一括集約、共有、取り出しが自由に行える点にこそあります。
例えば、ビジネス上で一度取り引きがあった場合には、その名刺を利用することで、次回は全く違う人員同士がその情報を元に、新しいビジネスに踏み出す可能性もあるのです。
取引先としての過去の実績がなかったとしても、この場合にもまた、一度対面した実績は、ビジネスの糸口を見つける事に繋がります。
名刺管理を行う事で、大量の情報が、いつでも新鮮な状態で、誰でもに生かす事を可能にしてくれます。
名刺管理により、情報の変更や加算・累計なども可能になるメリットがあります。