企業では、名刺が挨拶代わりに利用されることがよくあります。
名刺には、企業名であったり、役職、個人の名前をはじめとする、基本的な情報の記載があるため、利用する場合は、「会社を背負って立つ」という意味が込められます。
そんな名刺ですが、営業マンにとっては、自分のこと、自分の会社のことを、知ってもらうためのツールとしてはもちろん、相手の社名や役職を、正しく認知するツールとしても役立ちます。
ビジネスシーンでは、名刺が重要なツールとなっているのです。
名刺を管理するメリットとしては、企業における人と、その役割の関連性を、瞬時に判断することが可能な点が挙げられます。
会社やプロジェクトが大きくなればなるほど、人物と役割を、機能的に把握、利用する必要が生じます。
名刺管理すれば、必要な時に、より効率的に、適材適所を知ることができるようになるのです。
また、名刺管理の一環として、その人物の特徴や、会社における役割などを、付随事項として書き留めることもあります。
一度会った人の情報は、次の仕事に繋がる大きな可能性を、もっている場合があるので、名刺管理は、企業利益に繋がるメリットも見込まれるのです。
さて、肝心の管理方法については、営業マンが、もらった名刺をそのままの形で管理する場合もあれば、現在のように、パソコンなどを利用した、システム化を行っている企業もあります。
システム化した場合のメリットについては、何といっても、情報の共有化にあるといえます。
検索時間の短縮はもちろん、場合によっては、複数の企業を跨いでの検索も可能になるため、企業内複数者、あるいは全員での閲覧、利用が可能になります。
この場合のメリットは、一人の人物が会った時の情報が、即時反映、共有されるため、企業側にとっては労働時間の縮小にも繋がります。
営業マン個人が交わした名刺については、エクセルなどを使えば、自分でデータ管理することができますが、昨今は、企業単位のシステムとして、様々な名刺管理サービスが販売されています。
企業で導入した場合、スマートフォンで情報を参照できるものも多くあるので、身近なツールとして、営業マン各人が利用できるでしょう。
人事異動のように、情報が変更になった時も、修正を迅速に行い、最新の情報を共有して、活用することが可能になります。
企業における営業活動の場面では、名刺管理システムが売上、その他多くのメリットを、呼び込む可能性をもっています。