営業は、お客様と名刺を交換する機会が多いため、名刺が大量に溜まってしまうケースがあります。
名刺を紙で管理していると、特定の名刺を見つけるとき、枚数が多い場合は大変です。紙での管理では、ファイリングなどの手間も発生します。
しかし近年、さまざまな情報を電子データ化することが、主流となってきています。名刺も例外ではありません。
特にスマートフォンの普及に伴い、スマートフォンの名刺管理アプリを使って、名刺を管理する営業マンが急増しています。
名刺を、スマートフォンのカメラで撮影すると、名刺情報を自動的に認識してデータ化し、さらに精度を高めるため、人の目で確認して確定する、という仕組みです（人の目が入らない仕組みのアプリもあります）。
会社名、役職名、氏名、電話番号、住所など、個々の情報を自動的に判別してデータ化、管理するアプリもあります。
自動認識率の高いアプリになると、会社ごとに異なる名刺フォーマットであっても、アプリが記載内容を正確に判断し、取り込みます。
そして取り込んだデータを、クラウド化、データベース化して管理するため、タブレットやパソコンからも同じように情報を参照できるのが特徴です。
このようなアプリを使用することで、名刺管理の手間を省くことが可能です。
例えば、大量の名刺の中から、特定の人物を検索することが容易となります。
また、過去に名刺交換したお客様が異動された場合、名刺の内容が変更になる場合があります。そういった場合も、情報を簡単に差し替えることが可能です。
その他にも、名刺データを他の営業マンと情報共有することも可能です。
名刺が電子データとして管理されているため、情報交換が非常に楽になります。
しかも名刺に備考欄が用意されており、コメントを入力することができるアプリも存在します。訪問した日付、次の予定も記載可能です。
そんな名刺管理アプリにも、無料、有料…さまざまなものが存在しています。
初めて利用する方は無料アプリをいくつか試してみて、自分に合ったアプリを見つけましょう。レビューやコメントを参考にするのもいいでしょう。
将来的には、名刺そのものが紙ではなく、電子データになり、そのデータを交換する時代が来るともいわれており、アプリ機能はより充実していくでしょう。